Klienci
Jedno z najważniejszych miejsc w Totedi. To tutaj możesz zapisać notatki na temat uczniów lub sprawdzić rozliczenia z nimi.
Lista Klientów
Twoi Klienci wyświetlają się w kolejności alfabetycznej.
Dodawanie Klienta
Klienta możesz dodać z poziomu widoku listy klientów oraz klikając w link pod polem wyboru klientów, podczas dodawania spotkania.
Archiwum
Klikając w pudełko wyświetlą się klienci przeniesieni do archiwum.
Szukaj
W łatwy sposób znajdź konkretnego klienta.
Przeszukiwane pola:
Imię
Nazwisko
Numer telefonu
E-mail
Widok Klienta
W tym miejscu znajdziesz podstawowe statystyki zaplanowanych i odbytych zajęć oraz informacje o płatnościach.
Szczegóły
W szczegółach znajdują się informacje o umiejętnościach klienta, celach zajęć, informacje o podręczniku oraz notatki.
Zajęcia
Tu możesz przeglądać listę zaplanowanych i zakończonych zajęć z klientem.
Możesz również dodać wpłatę przelewem lub gotówką, klikając na zajęcia, a następnie wybierając Dodaj wpłatę z menu.
Rozliczenia
Wszystkie operacje księgowe na koncie klienta są rozliczane jak w banku. Te informacje Twoi klienci też widzą w swoim panelu.
Można tutaj dodać wpłatę oraz zarejestrować zwrot środków klientowi.
Dodatkowe informacje
Tu znajdują się szczegółowe informacje o ustawieniach klienta np. informacje o przetwarzanych zgodach czy terminy rozliczeń.
Strefa niebezpieczna - zarządzanie danymi ucznia
W widoku edycji ucznia dostępna jest sekcja Strefa niebezpieczna. Zawiera ona operacje administracyjne związane z zarządzaniem cyklem życia danych ucznia w systemie.
Funkcje te służą głównie do:
uporządkowania listy uczniów w systemie
realizacji obowiązków wynikających z RODO
obsługi wniosków uczniów lub rodziców dotyczących ich danych
W sekcji dostępne są trzy operacje:
Uczeń zarchiwizowany
Usunięcie danych ucznia
Eksport danych ucznia do pliku JSON
Archiwizacja ucznia
Archiwizacja pozwala wyłączyć ucznia z bieżącej pracy bez usuwania jego danych z systemu.
Po archiwizacji:
uczeń znika z aktywnej listy uczniów
nie pojawia się w standardowych widokach operacyjnych
jego dane nadal pozostają w systemie
zachowana jest historia lekcji i rozliczeń
Archiwizacja nie usuwa danych osobowych i nie wykonuje anonimizacji.
Kiedy używać archiwizacji
Ta funkcja jest przeznaczona dla sytuacji, gdy:
uczeń zakończył naukę
współpraca została przerwana
uczeń chwilowo nie korzysta z zajęć
Archiwizacja pozwala zachować historię współpracy oraz dokumentację zajęć bez zaśmiecania aktywnej listy uczniów.
Usunięcie danych ucznia
Operacja Usunięcie danych ucznia wykonuje anonimizację danych osobowych ucznia.
Po wykonaniu operacji:
dane osobowe ucznia zostają trwale usunięte
profil ucznia zostaje ukryty
nie można ponownie wejść do widoku edycji profilu
uczeń jest odpinany od konta użytkownika
dane nie mogą być już modyfikowane
Operacja jest nieodwracalna.
Anonimizacja pozwala zachować dane statystyczne i historyczne (np. historię lekcji), ale usuwa informacje pozwalające zidentyfikować osobę.
Ograniczenia
Anonimizacja nie może zostać wykonana, jeżeli uczeń:
ma zaplanowane przyszłe zajęcia
posiada nieopłacone zobowiązania
Najpierw należy rozwiązać te kwestie w systemie.
Kontekst RODO
Funkcja anonimizacji wspiera realizację prawa do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”).
Może być użyta np. gdy:
uczeń lub rodzic poprosi o usunięcie danych
współpraca została zakończona i dane nie są już potrzebne
upłynął okres retencji danych
Eksport danych ucznia
Eksport danych umożliwia pobranie wszystkich danych ucznia zapisanych w systemie.
Dane są eksportowane w postaci pliku JSON.
Eksport jest przydatny w sytuacjach, gdy:
uczeń lub rodzic chce otrzymać kopię swoich danych
nauczyciel chce zachować kopię danych przed anonimizacją
potrzebne jest udokumentowanie danych przechowywanych w systemie
Zawartość eksportu
Eksport:
zawiera dane zapisane w systemie dotyczące ucznia
Nie są eksportowane dane wykluczone polityką eksportu, takie jak:
prywatne notatki nauczyciela
materiały edukacyjne
Kontekst RODO
Eksport danych wspiera realizację prawa dostępu do danych oraz prawa do przenoszenia danych.
W praktyce oznacza to, że nauczyciel może łatwo przekazać uczniowi pełną informację o danych przechowywanych w systemie.
Jak korzystać z tych funkcji w praktyce
W większości przypadków zalecany scenariusz wygląda następująco:
Jeśli uczeń kończy współpracę - zarchiwizuj ucznia.
Jeśli uczeń poprosi o kopię danych - wykonaj eksport danych.
Jeśli uczeń poprosi o usunięcie danych lub minął okres retencji danych - wykonaj anonimizację.
Takie podejście pozwala zachować porządek w systemie oraz spełnić obowiązki wynikające z przepisów o ochronie danych osobowych.
